Samspillsentreprise og Arena Fredrikstad

Hva er samspillsentreprise?

Samspillsentreprise er en gjennomføringsmodell i bygge- og anleggsprosjekter som legger vekt på tidlig involvering av partene, felles utvikling av prosjektet, felles målsettinger og felles økonomiske interesser. Sammenlignet med tradisjonelle entrepriseformer er det langt større fokus på positivt samarbeid i en samspillsentreprise, og et vellykket prosjekt forutsetter tett dialog, åpenhet og gjensidig tillitt. 

Det finnes flere varianter av samspillsentreprise, men det er noen konkrete fellestrekk som går igjen:

• Entreprenør(er) og rådgivere involveres tidlig, slik at alle får et eierskap til prosjektet og er med på utviklingen.
• Prosjektet gjennomføres i to faser: En utviklings- og prosjekteringsfase (fase 1) og en utførelses-/byggefase (fase 2).

Et av hovedpoengene med en samspillsentreprise er å utnytte den samlede kompetansen til alle involverte parter. Gjennom tidlig involvering av aktørene kan man oppnå besparelser og optimalisere prosjektet på flere måter:

• Entreprenøren/rådgiverne kan foreslå materialer og tekniske løsninger som gir en besparelse for byggherren.
• Entreprenøren/rådgiverne kan avdekke og håndtere mulige risikofaktorer i prosjektet, og på den måten gi en mer forutsigbar fremdrift og lavere kostnader.
• Entreprenøren får bedre tid til å planlegge sin egen produksjon. Det kan gi en mer effektiv gjennomføring og større sikkerhet med tanke på kostnader.
• Tett samarbeid i planleggingen av prosjektet kan bidra til å redusere konfliktnivået under gjennomføringen, og dermed unngår man forhåpentligvis den typen ressurskrevende konflikter som ofte forekommer i bygge- og anleggsprosjekter.
• Involvering av både eiere og fremtidige brukere kan gi et bygg med rasjonelle løsninger man ellers ikke ville tenkt på, og øke tilfredsheten med sluttproduktet.

Et annet kjennetegn ved samspillsentreprise er «åpen bok-prinsippet». I korte trekk innebærer «åpen bok» at det skal være full åpenhet om prosjektets regnskap, kostnadskalkyler mv. Ved at byggherren får innsyn entreprenørens prosjektregnskap, gis byggherren mulighet til å kontrollere og etterprøve kostnadene. Denne åpenheten bidrar til å skape tillitt og motvirke spekulasjoner som er skadelige for prosjektet.    

Som nevnt finnes det ulike varianter av samspillsentreprise. De to vanligste modellene er:

• Samspill til totalentreprise
• Samspill med incitament

Disse modellene beskrives nærmere nedenfor.

Modell 1 – Samspill til totalentreprise (Arena Fredrikstad)

Ved samspill til totalentreprise gjennomfører partene først en samspillsfase (fase 1), hvor partene samarbeider om å utvikle og planlegge prosjektet. Når prosjektet er tilstrekkelig modent, går man over til en tradisjonell totalentreprise i gjennomføringsfasen (fase 2).

Realiseringen av Arena Fredrikstad er planlagt gjennomført etter denne modellen. Først skal det gjennomføres en samspillsfase, hvor hensikten er å bruke entreprenørmarkedets erfaringer til å oppnå besparelser og optimalisere prosjektet. I anbudsinnbydelsen har kommunen vært tydelig på at prosjektet slik det ser ut i dag, ikke lar seg realisere innenfor de styrings- og kostnadsrammene som er vedtatt. Kommunen ønsker altså oppnå de fordelene ved samspill/tidlig involvering som vi har omtalt ovenfor.

Kommunen legger opp til at den utvalgte entreprenøren engasjeres som en rådgiver i fase 1, og at det inngås en kontrakt basert på NS 8401 for denne fasen. NS 8401 inneholder standard kontraktsbestemmelser for prosjekteringsoppdrag og brukes i kontraktsforhold mellom en oppdragsgiver og arkitekt, rådgivende ingeniør eller annen fagkyndig. Selv om denne standarden er basert på at prosjekteringsoppdraget gjennomføres til en fast pris, er det også mulig å avtale at arbeidet skal honoreres etter medgått tid (regningsarbeid) – slik kommunen legger opp til i prosjektet Arena Fredrikstad. 

Fredrikstad kommune har også lagt opp til at prosjektet skal organiseres som et entreprenørstyrt samspill. En slik organisering kjennetegnes av at byggherren kun inngår kontrakt med entreprenøren, og entreprenøren inngår deretter kontrakter med arkitekt og andre rådgivere. Motsetningen til dette er et byggherrestyrt samspill, hvor byggherren har separate kontrakter med entreprenør og rådgivere, og samspillet styres og koordineres av byggherren.

Dersom samspillsfasen for Arena Fredrikstad leder frem til et realiserbart prosjekt, er det planlagt at fase 2 (utførelsesfasen) skal gjennomføres som en tradisjonell totalentreprise. Her vil det bli inngått en kontrakt basert på NS 8407 med fastpris. Fastprisen skal utarbeides gjennom samspillet i fase 1.

Modell 2 – Samspill med incitament

Ved samspill med incitament gjennomføres fase 1 (planleggings-/prosjekteringsfasen) på samme måte som ved samspill til totalentreprise. Forskjellen på modellene finner man først og fremst i fase 2 (utførelsesfasen).

Ved samspill med incitament utarbeider man en målpris i fase 1, i stedet for en fastpris, og denne målprisen skal gjelde for utførelsesfasen. Målprisen er en omforent sluttkostnad som prosjektet skal styres mot, og som man har tro på at prosjektet kan gjennomføres til.

Det er viktig å være klar over at målprisen ikke er et statisk beløp: Underveis i fase 2 kan det forekomme endringer, tilleggsbestillinger eller andre forhold som kan tilbakeføres til byggherren som er ikke er hensyntatt da målprisen ble utarbeidet. Slik forhold vil medføre en regulering av målprisen.

I fase 2 utføres arbeidene som regningsarbeid og byggherren har til enhver tid innsyn i prosjektregnskapet («åpen bok»). Hvis sluttkostanden blir lavere enn målprisen, deles besparelsen mellom byggherren og entreprenøren etter en avtalt brøk – for eksempel 50/50. Hvis sluttkostnaden blir høyere enn målprisen, deles overskridelsen etter en avtalt brøk. Dette omtales ofte som deling av bonus/malus.

Den incitamentsordningen som ofte benyttes i samspillsprosjekter gir begge parter en økonomisk interesse i å finne prosjektoptimaliseringer underveis. Samtidig er det viktig å være klar over at incitamentsordningen ikke vil rydde unna alle interessemotsetninger mellom byggherren og entreprenøren. Entreprenøren vil være interessert i at målprisen oppreguleres, slik at det blir enklere å lande sluttkostnaden på bonussiden av målprisen. Byggherren på sin side, som ønsker et billigst mulig prosjekt, vil være interessert i at målprisen ikke reguleres. Ettersom det typisk er endringer i prosjektet som kan medføre en regulering, vil diskusjonene om hva som er en endring og hvilke konsekvenser endringen har, bli like viktige i en samspillsentreprise som i en tradisjonell totalentreprise.

Hva forventes av en samspillsentreprenør?

I en samspillsentreprise er det flere forventninger til entreprenøren enn i en tradisjonell utførelses- eller totalentreprise. Først og fremst er det viktig at entreprenøren har den rette innstillingen: Entreprenøren må ha vilje til å samarbeide, og være innstilt på at samarbeidet med byggherren og andre aktører er mer omfattende og mer åpent man kanskje ellers er vant til. I dette ligger at entreprenøren må være villig til å dele informasjon, både økonomisk og teknisk, med både byggherren og andre involverte aktører.  

Videre er det selvsagt viktig at man forstår oppgaven. Byggherren vil typisk ha valgt samspillsmodellen fordi det er ønskelig å få inn entreprenørens kunnskap og erfaring, enten det gjelder valg av teknisk kompliserte løsninger eller å finne besparelser uten å kompromisse med planlagte funksjoner. Det forventes naturlig nok at samspillsentreprenøren bidrar aktivt til å løse den oppgaven som byggherren vil ha løst. I noen tilfeller kan dette bli avgjørende for om det blir en utførelsesfase – slik som Arena Fredrikstad, hvor byggherren er avhengig av optimaliseringer i samspillsfasen for at prosjektet skal kunne realiseres innenfor vedtatte kostnadsrammer.  

Hvilke fordeler og utfordringer gir samspillsmodellen for en entreprenør?

Flere av entreprenørene vi bistår opplever at samspillsmodellen – og særlig det å bli involvert tidlig i prosjektet – gir mer forutsigbarhet og lavere risiko. Gjennom samspillet i fase 1 får entreprenøren et eierskap til prosjektet, og en mulighet til å påvirke og planlegge som man ellers ikke får. Det vil ofte gi en bedre ressursutnyttelse og mer effektivitet i gjennomføringsfasen. Dersom man går over til en målprismodell (incitament) i fase 2 får man også en deling av den økonomiske risikoen. Og dersom man i stedet går over til en totalentreprise med fastpris i fase 2, vil samspillet forhåpentligvis ha ledet frem til en riktigere fastpris enn om man hadde kalkulert prosjektet på egen hånd.

Samtidig er det ikke slik at samspillsmodellen fjerner alle utfordringer. En ulempe med samspillsmodellen som det ofte pekes på, er at det kan oppstå uklare roller og ansvarsforhold. Den gode stemningen i fase 1, hvor alle parter bidrar og utvikler prosjektet sammen, kan fort gi følelsen av å sitte i samme båt. Men på slutten av dagen er det én part som er ansvarlig for å levere kontraktsmessig og én part som skal betale regningen.

Vårt beste tips: Husk den menneskelige faktoren!

I samspillsprosjekter hvor vi har vært involvert, får vi ofte høre fra partene at «det er folka det kommer an på». Intensjonene kan være de beste og kontrakten kan være så velskrevet den bare vil, men som oftest vil det være sammensetningen av mennesker som avgjør om samspillet blir en suksess. Som entreprenør bør man derfor tenke nøye igjennom hvilke nøkkelpersoner man tilbyr og hvilke rådgivere man knytter til seg. Det kan fort bli avgjørende for om man ender i bonus eller malus.