Erklæring av personvern for Advokatfirmaet Ytterbøl & Co

Sist endret 28.06.2018

PERSONVERNERKLÆRING

I Advokatfirmaet Ytterbøl & Co AS er vi opptatt av personvern og sikkerhet for mine og dine personopplysninger. Dette innebærer blant annet strenge interne rutiner, grundig opplæring av ansatte og et høyt sikkerhetsnivå.

Med personopplysninger menes opplysninger eller vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson.

Vi ønsker at du skal føle deg trygg på at vi ivaretar personopplysningene dine på en god måte. Advokatfirmaet Ytterbøl & Co har utarbeidet denne personvernerklæring som gir deg informasjon om hvordan vi samler inn og behandler personopplysninger om klienter, potensielle klienter, motparter, brukere av nettsidene våre, leverandører og andre samarbeidspartnere.

Advokatfirmaet Ytterbøl & Co samler inn og behandler personopplysninger først og fremst knyttet til utførelsen av advokatoppdrag. Vi behandler også personopplysninger om samarbeidspartnere samt personopplysninger for markedsføringsformål. Personopplysningene vi behandler, er først og fremst alminnelig kontaktinformasjon, som navn, telefonnummer, e-postadresse og adresse

Advokatfirmaet Ytterbøl & Co ved daglig leder er behandlingsansvarlig. Ta gjerne kontakt hvis du har spørsmål eller behov for ytterligere informasjon om vår behandling av personopplysninger.

Kontaktinformasjonen:

Advokatfirmaet Ytterbøl & Co AS
Postboks 404, 1703 Sarpsborg
knut.njos@ytterbol.com
+47 69 16 18 00

  1. Advokatoppdrag

Advokatfirmaet Ytterbøl & Co behandler personopplysninger i den grad det er nødvendig for å utføre det enkelte advokatoppdraget. Opplysningene kan omfatte opplysninger om klienter, motparter og andre med tilknytning til saken. Opplysningene kan også omfatte sensitive personopplysninger. Vi vil kun behandle personopplysninger hvis det foreligger et rettslig grunnlag og det er nødvendig for å oppfylle et lovlig behandlingsformål.

Vi innhenter typisk personopplysninger fra klient via møter, telefonsamtaler og e-postkorrespondanse, offentlige tilgjengelige kilder samt fra personer som kan ha opplysninger som er relevante for saken.

Behandlingen av personopplysninger om klienter har rettslig grunnlag i avtalen om å utføre advokatoppdraget, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b). Opplysningene vi behandler for å oppfylle de krav hvitvaskingsloven stiller til advokater, har rettslig grunnlag i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c). Eventuell behandling av sensitive personopplysninger vil normalt ha grunnlag i avtale med deg som klient, jf. personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 bokstav b).

Vår behandling av personopplysninger om andre enn vår klient, typisk opplysninger om motparten i en sak, har rettslig grunnlag i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f).  Bestemmelsen åpner for behandling ut fra en interesseavveining mellom hensynet til den registrerte og hensynet til viktigheten av å behandle opplysningene i den enkelte sak. Advokater er bundet av en lovbestemt taushetsplikt. Taushetsplikten innebærer at vi kun vil videreformidle opplysningene hvis det er nødvendig for å utføre advokatoppdraget.

Vi vil normalt kun behandle sensitive personopplysninger om andre enn vår klient hvis dette er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav, jf. personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 bokstav f). I andre tilfeller vil vi innhente samtykke, jf. personvernforordningen artikkel. 9 nr. 2 bokstav a).

  1. Opplysninger som samles inn via våre nettsider

Advokatfirmaet Ytterbøl & Co behandler også personopplysninger som oppgis ved bruk av våre nettsider for å følge opp brukernes henvendelser i forbindelse med påmelding til arrangementer, nyhetsbrevliste, kontaktskjema vedrørende mulige oppdrag og lignende. Dette er typisk personopplysninger som navn og kontaktinformasjon.  Opplysningene benyttes ikke til andre formål uten særskilt samtykke, og vi utleverer ikke personopplysningene til andre.

Vi bruker informasjonskapsler (cookies) på vårt nettsted. Informasjonskapsler er små filer som nettstedet lagrer på brukerens enhet. Les mer om hvilke informasjonskapsler vi bruker her.

  1. Behandling av personopplysninger for markedsføringsformål

Vi behandler personopplysninger om eksisterende og potensielle klienter og samarbeidspartnere for markedsføringsformål, for eksempel for utsendelse av nyhetsbrev, invitasjoner til seminarer og arrangementer osv. Opplysningene som behandles for dette formålet, omfatter blant annet navn, e-postadresse, telefonnummer, adresse og vurderinger knyttet til mulige klient-/samarbeidsforhold. Slike markedsaktiviteter bygger på samtykke fra den enkelte mottaker

Du kan til enhver tid ta kontakt med oss hvis du ikke lenger ønsker å motta denne typen henvendelser. Du kan også enkelt melde deg av vårt nyhetsbrev ved å klikke koblingen for avmelding nederst i det elektroniske nyhetsbrevet.

I enkelte tilfeller vil vi kunne samle inn kontaktopplysninger om personer som representerer virksomheter vi ønsker å komme i kontakt med. Behandlingen av personopplysninger vil i slike tilfeller bygge på en interesseavveining etter personvernforordningen artikkel 6 bokstav f). Vi understreker at slik behandling kun vil skje unntaksvis og aldri som del av en generell markedsføringskampanje.

  1. Annen behandling

Vi behandler kontaktinformasjon til kontaktpersoner hos leverandører og samarbeidspartnere. Det rettslige grunnlaget for dette er avtale eller samtykke med leverandør eller samarbeidspartner.

  1. Avtaler med databehandlere

Vi har inngått databehandleravtaler med de tjenesteleverandører vi benytter, jf. forordningens artikkel 28. Dette gjelder blant annet leverandører av saksbehandlingssystem og øvrige it-systemer. Av sikkerhetshensyn oppgir vi kun navn på leverandører ved direkte henvendelse til oss.

Våre tjenesteleverandører vil som ledd i oppfyllelsen av avtalen med oss kunne behandle personopplysninger på våre vegne, men da i samsvar med våre instrukser og inngått databehandleravtale. Vi er opptatt av at våre databehandlere også tar personvern på alvor og stiller strenge krav til leverandørene vi benytter. De enkelte databehandlere kan kun benytte underleverandører hvis databehandleravtalen åpner for dette. Underleverandører skal alltid ha de samme plikter som følger av databehandleravtalen med oss.

  1. Sikring, lagring og sletting

Personvern og informasjonssikkerhet er en integrert del av vårt internkontrollsystem. Vi bruker derfor anerkjente sikkerhetsløsninger og har tilgang til spesialistkompetanse for å sikre at vi til enhver tid har et godt sikkerhetsnivå.

Personopplysningene lagres i hovedsak i vårt elektroniske saksbehandlingssystem samt i fysiske saksmapper. Personopplysninger knyttet til klientforhold vil ikke bli slettet da vi er avhengig av å vite hvem som har vært klienter tidligere, jf. advokatforskriften kapittel 12 punkt 3.2.4.

Vi anser oppbevaring av saksinformasjon, herunder, personopplysninger, som en del av vårt advokatoppdrag. Elektronisk lagret informasjon vil derfor som utgangspunkt aldri bli slettet. Fysiske saksmapper makuleres derimot som hovedregel ti år etter at saken er avsluttet.

  1. Dine rettigheter

Som advokater har vi lovbestemt taushetsplikt om saks- og klientforhold. Vi vil derfor ikke gi andre enn vår klient innsyn i de personopplysninger vi behandler som ledd i utførelsen av advokatoppdraget. Du har rett til innsyn i personopplysninger vi har registrert om deg som klient.

Du har rett til innsyn i og/eller kopi av personopplysningene vi behandler i andre sammenhenger, se punktene 2.2 til 4 ovenfor.

Hvis du mener at personopplysninger vi har registrert om deg, er feilaktige eller mangelfulle, kan du ta kontakt med oss og kreve at opplysningene blir rettet eller slettet. Hvis behandlingen av opplysningene er basert på samtykke, gjør vi oppmerksom på at du når som helst kan trekke samtykket tilbake.

Vi vil kun utlevere personopplysninger til tredjeparter hvis dette er nødvendig for utførelsen av vårt oppdrag. Dette vil typisk være domstoler, klageorganer osv. Utover dette vil vi kun utlevere personopplysninger hvis vi med hjemmel i lov blir pålagt dette av offentlige myndigheter.

Personopplysninger blir ikke behandlet eller lagret utenfor EU/EØS.

Hvis du mener vår behandling av personopplysninger er i strid med personvernlovgivningen, kan du klage dette inn til Datatilsynet. Se gjerne https://www.datatilsynet.no/ for mer informasjon om personvernlovgivningen.