Gjennomføring av tilbudkonkurransen og dialogen ved offentlige anskaffelser

1. NYTT REGELVERK OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER

Forbygge- og anleggskontrakter vil det si anskaffelser med en verdi på mellom 1,1 og 44 millioner kroner eks. mva. I den nye forskriften er det innført to nye konkurranseformer for anskaffelser som omfattes av del II.

2. PROSEDYRENE ÅPEN OG BEGRENSET TILBUDSKONKURRANSE

Ved anskaffelser etter del II skal oppdragsgiveren i henhold til FOA § 8-3 bruke prosedyrene åpen eller begrenset tilbudskonkurranse. Dette er to helt nye prosedyrer som er innført med ny forskrift om offentlige anskaffelser. Åpen og begrenset tilbudskonkurranse er også de to eneste konkurranseformene for anskaffelser som reguleres av FOA del II. Begge disse prosedyrene gir oppdragsgiver rett til å ha dialog med leverandørene etter tilbudsfristens utløp. Ved en åpen tilbudskonkurranse kan alle interesserte leverandører gi tilbud.

Det innebærer at oppdragsgiveren må vurdere og evaluere alle tilbudene som kommer inn. Ved begrenset tilbudskonkurranse kan alle interesserte leverandører levere forespørsel om å delta i konkurransen. Oppdragsgiveren skal først foreta en prekvalifisering, hvor han på bakgrunn av de innkomne forespørslene om deltakelse, vurderer om leverandørene oppfyller kvalifikasjonskravene. Bare de leverandørene som oppfyller kravene og blir invitert til å delta i konkurransen, kan gi tilbud. Oppdragsgivere kan nå i alle anskaffelser som reguleres av del II, føre dialog og forhandlinger om alle sider av tilbudet og andre mottatte dokumenter eller opplysninger, jf. FOA § 9-3 (1). Begrepet dialog omfatter all  kommunikasjon mellom oppdragsgiveren og leverandørene, dvs. alt fra avklaringer av uklarheter eller retting av avvik til enkle eller mer omfattende forhandlinger med én eller flere leverandører. Dialogen kan også benyttes til å ettersende dokumenter eller lignende. Forhandlingsforbudet er nå opphevet, og oppdragsgiver har fått en forhandlingsrett.

3. PLANLEGGING AV DIALOGEN

Først når tilbudsfristen utløper, må oppdragsgiver bestemme seg for om han vil gjennomføre dialog eller ikke. Men hvis han planlegger å gjennomføre dialog, må han angi dette i anskaffelsesdokumentene. Oppdragsgiver kan imidlertid ombestemme seg etter tilbudsfristens utløp hvis han ikke har behov for å kjøre dialog likevel.

Gjennomføring av tilbudskonkurransen og dialogen ved offentlige anskaffelser Oppdragsgivere som har planer om å gjennomføre dialog, må også opplyse om planen er å gjennomføre dialog i form av avklaring av uklarheter/retting av avvik, eller om han vil gjennomføre forhandlinger. Videre er oppdragsgiver kun forpliktet til å si noe om gjennomføringen av dialogen hvis han har bestemt seg på forhånd. Dette gjelder blant annet med hensyn til hvor mange runder med forhandlinger som er planlagt, og om han har tenkt å forhandle med alle leverandørene.

Hvis oppdragsgiver planlegger å gjennomføre dialog, må han angi dette i anskaffelsesdokumentene.

Hvis oppdragsgiver planlegger å ikke gjennomføre dialog, kan han i anskaffelsesdokumentene angi at «oppdragsgiver ikke planlegger å ha dialog». Oppdragsgiveren kan også i dette tilfellet ombestemme seg og fravike planene etter tilbudsfristens utløp.

Dette gjelder oppdragsgiverens planer om å gjennomføre eller ikke gjennomføre dialog.

KOFA (Klagenemnda for offentlige anskaffelser) har nylig hatt sin første sak til behandling vedrørende en tilbudskonkurranse i sak 2017/30 Fredrikstad kommune vs. Lekolar AS. Saken omhandlet kjøp av leker til barnehager og skoler i kommunen. Kommunen hadde i anskaffelsesdokumentene gitt uttrykk for at planen var å tildele kontrakt «uten å ha dialog med leverandørene utover å foreta eventuelle avklaringer eller korrigeringer». Dialog i form av forhandlinger ville likevel bli gjennomført, «dersom oppdragsgiver, etter at tilbudene er mottatt vurderer det som hensiktsmessig».

KOFA uttrykte om dette at :

«Det klare utgangspunkt er likevel at oppdragsgiver ikke blir bundet av dette. Oppdragsgiver plikter kun å angi hva han «planlegger» å gjøre, og har som hovedregel rett til å ombestemme seg.» Det er altså først hvis oppdragsgiver i anskaffelsesdokumentene angir at de har bestemt seg for å gjennomføre dialog, at de ikke kan ombestemme seg etter tilbudsfristens utløp. Det samme gjelder for oppdragsgivere som uttrykkelig fraskriver seg muligheten til dialog i anskaffelsesdokumentene.

De har heller ikke mulighet til å ombestemme seg etter tilbudsfristens utløp. En oppdragsgiver som skriver at han har bestemt seg for ikke å ha dialog, går lenger enn å angi planene sine og kan av hensyn til forutberegnelighetsprinsippet ikke ombestemme seg etter tilbudsfristens utløp.

En oppdragsgiver bør tenke seg nøye om før han fraskriver seg muligheten til å gjennomføre dialog i en konkurranse da det ofte vil være hensiktsmessig å kunne foreta rettinger og avklaringer. Et tilbud inneholder som regel noen uklarheter eller avvik. Det er også sjelden at en oppdragsgiver ikke vil ha behov for å kunne gjennomføre forhandlinger om løsninger, kvalitet, pris og juridiske forhold i tilbudet.

4. GJENNOMFØRING AV DIALOGEN

Oppdragsgiver står i utgangspunktet fritt til å velge hva han vil ha dialog om, hvor mange leverandører han vil ha dialog med, og hvordan dialogen skal gjennomføres etter tilbudsfristens utløp. Leverandører må derfor være forberedt på at de ikke kommer til forhandlingsbordet. En første reduksjon av tilbydere kan skje før forhandlingene. Oppdragsgivers handlefrihet er imidlertid begrenset av de grunnleggende anskaffelsesrettslige prinsippene og da især hensynet til forutberegnelighet og likebehandling av tilbydere.

Oppdragsgivere som uttrykkelig fraskriver seg muligheten til dialog i anskaffelsesdokumentene, har heller ikke mulighet til å ombestemme seg etter tilbudsfristens utløp.

Av hensyn til forutberegnelighet for leverandørene må det ses hen til hva oppdragsgiver har angitt i anskaffelsesdokumentene. Har oppdragsgiver klart angitt hvor mange han skal ha dialog med, hva dialogen skal gjelde og om den skal skje i én eller flere faser, kan han ikke fravike dette etter tilbudsfristens utløp. Forutberegnelighetsprinsippet fratar imidlertid ikke oppdragsgiveren retten til å ombestemme seg om det kun er gitt uttrykk for oppdragsgiverens planer i anskaffelsesdokumentene. Likebehandlingsprinsippet setter krav til hvordan dialogen kan gjennomføres.

Det er ikke adgang til å forskjellsbehandle leverandørene under dialogen. Leverandørene må gis de samme mulighetene. Oppdragsgiver kan ikke velge å forhandle med noen mens dialogen med andre kun åpner opp for å avklare eventuelle uklarheter eller ettersending av dokumenter. Gis en leverandør mulighet til å gi et forbedret tilbud hva gjelder pris, kvalitet på det som tilbys, eller annet, må alle leverandørene det gjennomføres dialog med, få samme muligheten.

Hvis oppdragsgiver kun velger å forhandle med enkelte av leverandørene, må utvelgelsen skje på bakgrunn av tildelingskriteriene og slik tilbudene foreligger ved tilbudsfristens utløp. Ønsker oppdragsgiveren å forhandle i flere faser, har han i utgangspunktet anledning til det. Et eksempel på forhandling i flere faser er at oppdragsgiver starter med en leverandør og utvider kretsen ved behov. Det har oppdragsgiver anledning til så sant han ikke har gitt beskjed til de leverandørene som «sitter på gjerdet» om at de ikke lenger er med i konkurransen.

5. OPPSUMMERING

Oppsummert har oppdragsgiver stor frihet ved gjennomføringen av tilbudskonkurransen så lenge oppdragsgiver likebehandler leverandørene og gjennomfører en forutberegnelig prosess. Oppdragsgiver kan i stor grad ombestemme seg etter tilbudsfristens utløp så lenge det ikke er gitt uttrykk for annet enn «planer» i anskaffelsesdokumentene. Dette gjelder spørsmålet om det skal være dialog eller ikke, dialogens innhold og hvordan dialogen skal gjennomføres. Leverandører må derfor lese konkurransegrunnlaget nøye for å avdekke om oppdragsgiver oppgir sine planer for tilbudskonkurransen.

For leverandører er det imidlertid vanskelig å posisjonere seg for forhandlinger i tilbudet når leverandøren ikke vet om det blir forhandlinger. Videre er det usikkert om det gjennomføres forhandlinger med alle leverandørene som har levert tilbud. Med en slik usikkerhet må leverandørene uansett inngi sitt beste tilbud med en gang. Hensikten med endringen fra forhandlingsforbud til mulighet for å forhandle om alle sider av tilbudet, var å effektivisere ressursbruken og få bedre og mer tilpassede anskaffelser. Det gjenstår å se om endringen blir noe annet enn en ren «pruterunde» for oppdragsgiver.

Forutberegnelighetsprinsippet fratar ikke oppdragsgiveren retten til å ombestemme seg om det kun er gitt uttrykk for oppdragsgiverens planer i anskaffelsesdokumentene.